Tidak Narsis, Maka Tidak Eksis

Organisasi merupakan suatu tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional, sistematis, terencana, terorganisasi, dan terpimpin untuk mencapai tujuan bersama. Sebuah organisasi itu terbentuk karena adanya visi misi yang ingin dicapai oleh sekelompok orang. Namun dalam pelaksanaannya, organisasi terbagi menjadi 2 jenis yaitu:

1. Organisasi profit (profit-oriented) yaitu institusi atau organisasi yang beroperasi untuk mencari keuntungan atau laba, contohnya perusahaan atau korporasi.
2. Organisasi non-profit yaitu institusi atau organisasi yang tidak mencari untung dan bertugas melaksanakan kebijakan publik atau melayani publik, contohnya departemen atau kementerian.

Maka dari itu, dimanakah letak sebuah perguruan tinggi atau universitas? Organisasi profit ataukah non-profit? Universitas menjalankan fungsi sosial dengan memberikan pendidikan, tapi juga mencari untung.

Keberlangsungan usaha suatu perusahaan sangat dipengaruhi oleh para khalayaknya, baik internal maupun eksternal, dimana khalayak itu memiliki peranan yang sangat penting terhadap hidup/matinya perusahaan. Publik internal bisa berupa top level management dan karyawan. Sedangkan publik eksternal berupa pemerintah, investor, dan media. Organisasi bisa mengatur langsung publik internalnya dengan segala peraturan dan kebijakan yang dimilikinya. Sementara itu, publik eksternal itu adalah publik yang dimana seorang PR tidak bisa mempengaruhi atau mengatur langsung. Tapi PR bisa melakukan upaya-upaya lain agar mereka mau mendukung organisasi.

Dalam perkembangan jaman sekarang ini, suatu organisasi memerlukan publikasi agar dikenal oleh masyarakat. Istilahnya adalah “Tidak narsis, maka tidak eksis”. Bila kita tidak pernah terpantau oleh masyarakat, maka akan dianggap tidak ada. Hal itulah yang sedang dijalankan oleh Humas Untar agar bisa memposisikan keberadaan universitas swasta terbesar sejak tahun 1959 ini di benak masyarakat sebagai salah satu universitas yang baik.

Dosen Fakultas Ilmu Komunikasi dan Kepala Bidang Eksternal Humas Untar, 

Bapak Yugih Setyanto

Pada tanggal 17 September 2015, Kepala Bidang Eksternal Humas Untar Yugih Setyanto memberikan kuliah Kapita Selekta seputar aktivitas humas Universitas Tarumanagara dalam membangun hubungan baik dengan publik eksternalnya. Humas Untar telah menjalankan government relations dengan cukup baik melalui berbagai kegiatan, seperti Dikti dan Diknas. Hanya hubungan dengan media masih belum terjalin dengan baik. Sementara itu, hubungan Untar dengan media hanya dijalankan secara personal karena banyak dosen Untar yang terjun langsung di media sehingga sifatnya tidak terstruktur dan terorganisir dengan baik, akibatnya tidak muncul publikasi secara maksimal. Maka dari itu, humas mulai membangun hubungan baik dengan media yang lebih dikenal dengan istilah media relations.

Berbagai kegiatan dilakukan oleh Humas Untar untuk membangun media relations tujuannya adalah agar Untar terpublikasi secara positif. Banyak sudut pandang yang bisa dijadikan sebagai publikasi yang positif mengenai Untar. Aktivitas yang pernah dilakukan adalah:

1. Media Visit

Dengan media visit, Humas Untar beserta Rektor dan Wakil Rektor melakukan kunjungan ke kantor redaksi media. Tiga media yang pernah dikunjungi yaitu kantor Harian Media Indonesia, Harian Kompas, dan Kompas TV. Ada banyak pertimbangan dalam melakukan media visit, seperti memilih media apa yang akan dikunjungi. Pemilihan media harus sesuai dengan segmentasi khalayak yang dituju oleh organisasi.

2. Press Release

Humas menulis artikel seputar kegiatan di Untar kemudian dikirimkan ke media dengan harapan dimuat. Tujuan paling mendasar adalah supaya media tahu bahwa Untar juga mempunyai humas, karena di bawa press release akan selalu dicantumkan identitas penulis dan nama organisasi. Dalam press release, humas juga harus mampu membuat artikel yang memiliki unsur nilai berita (news value) sehingga media tertarik untuk mempublikasinya.

3. Press Conference

Humas mengundang media untuk meliput suatu kegiatan atau acara. Press conference yang pernah dilakukan oleh Untar adalah saat perayaan ulang tahun Universitas Tarumanagara yang ke-55 pada tahun 2014 lalu. Tujuannya adalah terciptanya publikasi yang positif mengenai setiap kegiatan Untar.

4. Media Gathering

Media gathering adalah upaya seorang PR untuk mengundang wartawan tapi tidak untuk meliput, melainkan untuk menjalin hubungan baik secara informal misalnya melalui makan siang bersama, outbond, rekreasi bersama wartawan dan keluarganya, ngobrol untuk bertukar pikiran, dan lain-lain. Melalui media gathering, humas bisa melakukan pendekatan diri dengan wartawan secara lebih personal. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum membuat rangkaian acara media gathering ini, karena disini, bukan sekedar bersenang-senang, tapi humas harus membawa rekan media untuk merasakan pengalaman baru yang memiliki korelasi dengan tujuan yang diharapkan dari diadakannya rangkaian acara ini, yaitu publikasi.

5. Strategi lain adalah: Untar mempunyai segudang pakar dan ahli di bidangnya, yaitu pakar transportasi, pakar teknik mesin, pakar psikologi, pakar komunikasi politik, pakar teknik sipil, pakar ekonomi, pakar kesehatan, pakar hukum, pakar IT, dan lain-lain. Hal itu bisa dijadikan sebagai sarana dalam mempublikasikan Untar. Mengapa demikian? Karena pada umumnya media memuat berita, sedangkan berita membutuhkan narasumber. Maka dari itu, para pakar dari Untar bisa dijadikan narasumber bagi media dengan membawa nama Untar dalam pemuatan beritanya. Artinya, media telah mempromosikan Untar secara tidak langsung.

Kesimpulannya, kegiatan Public Relations secara tidak langsung juga memberikan dampak kepada bagian marketing suatu organisasi. Dengan membina hubungan baik dengan publik eksternalnya, itu berarti Public Relations memberikan sumbangsih untuk marketing. Apabila marketing menjual produk dan jasa, maka humas menjual dengan membangun image organisasi agar baik di mata publik.